Zuerst erstellen wir eine Datenbank in Excel 97 indem wir die Daten, die später verwendet werden sollen, in ein Excel-Dokument
eingeben. Dabei ist darauf zu achten, dass die erste Zeile mit einem Namen für die untenstehenden Daten versehen wird, da es sonst
später beim einfügen Probleme geben könnte. Wenn die Daten fertig eingegeben sind, wir das Excel-Dokument an einer Stelle
gespeichert, an der man es leicht wiederfindet. Dann wäre der Excelteil beendet.
Jetzt wir das Programm Microsoft Word 97 benötigt.
Als erstes wird der Text geschrieben wobei die Flächen, an denen später die Daten des Excel-Dokumentes eingefügt werden sollen,
freigelassen werden. Wenn der Serienbrieftext fertig ist können die Daten für den Seriendruck eingefügt werden. Dazu klicken
wir auf [Extras] und hier auf [Seriendruck...]. In dem Fenster, das sich dann öffnet, klicken wir auf [Erstellen] und wählen dann
im aufklappenden Untermenü Serienbrief aus. Im sich dann automatisch öffnenden Fenster wählen wir mit einem Klick auf
[Aktives Fenster] das gerade verwendete Dokument aus.
Verknüpfung mit den Adressen
Als nächstes muss die Datenquelle ausgewählt werden. Dazu klicken wir auf [Datei importieren] und wählen im sich
öffnenden Untermenü auf [Dateiquelle öffnen...]. Im jetzt öffnenden Fenster muss als erstes unter [Suchen in] der Speicherort
der Exceldatei, die die Datenbank enthält, ausgewählt werden, wobei aber darauf zu achten ist dass der "Dateityp" auf [alle Dateien (*.*)]
steht, da sonst unsere Exceldatei nicht angezeigt wird. Jetzt muss die zuvor erstellte Exceldatenbak mit einem Doppelklick ausgewählt
werden. Dann öffnet sich ein weiteres Fenster, bei dem die Standardvorgabe mit einem Klick auf [OK] angenommen werden muss.
Dann öffnet sich (schon wieder) ein neues Fenster bei dem es nur einen Auswahlpunkt gibt und wir diesen selbstverständlich
auswählen.
Einfügen der Adressenfelder
Jetzt sollte oben eine neue Leiste erscheinen. In dieser klicken wir auf [Seriendruckfeld einfügen] und fügen die benötigten
Daten in die freigelassenen Felder in den Text ein. Wenn das für den ganzen Text fertig ist, kann man den Serienbrief mit einem Klick
auf [Serienbrief an Drucker] am Drucker ausgegeben lassen. Damit wäre der Serienbrief abgeschlossen.
Jonas Kraupner
